During the Mobility (DTM)

Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über wichtige Systeme und Abläufe für Ihren Studienalltag an der TH Köln.

Bitte beachten Sie, dass einige der hier verlinkten Seiten an Degree-Seeking Studierende der TH Köln gerichtet sind. Während die überwiegende Mehrheit der Informationen auch für Sie gelten, könnte es manchmal vereinzelte Details geben, die für Ihre Situation als Austausch-Student*in nicht zutreffen. Im Zweifelsfall fragen Sie uns einfach unter incomings-exchange@th-koeln.de .

Auch nach Ihrer Ankunft in Deutschland begleitet unsere Plattform MobilityOnline Sie weiterhin. Bitte loggen Sie sich in regelmäßigen Abständen ein und sorgen Sie dafür, dass Ihr Workflow immer auf dem aktuellen Stand bleibt. Wenn Sie dies vernachlässigen, könnte es passieren, dass Sie im entscheidenden Moment keinen Zugriff auf wichtige Funktionen haben (z.B. Bestätigung des LA-DTM, Verlängerung Ihres Aufenthalts, wichtige Dokumente für Ihr Erasmus-Stipendium...).

Im Folgenden sehen Sie eine Übersicht über die wichtigsten Schritte in den Abschnitten "Ankunft", "Während des Aufenthaltes" und ggf. "Verlängerung" des MobO-Workflows.

• Confirmation of Arrival

Sobald Sie an der TH Köln angekommen sind, müssen Sie das Datum Ihrer Ankunft in MobilityOnline eingeben. Dieser Schritt ist notwendig, damit Sie im Workflow weiterkommen und auf wichtige Funktionen zugreifen können (z.B. Download Ihrer Confirmation of Arrival, Anlegen eines Learning Agreement - During the Mobility...).

Bitte melden Sie sich in MobilityOnline an und

• gehen Sie in Ihrem Workflow zum Schritt "Auslandsaufenthalt angetreten"
• klicken Sie auf den Schritt "Bitte beantworten Sie die Fragen"
• geben Sie das Datum ein, an dem Sie in Köln bzw. Gummersbach angekommen sind. Achtung: das früheste Datum, das wir für Sie bestätigen können, ist der Semesterbeginn (Sommersemester: 1. März, Wintersemester: 1. September). Selbst wenn Sie schon früher eintreffen, kann Ihr offizieller Aufenthalt erst mit dem Semesterstart anfangen.
• speichern Sie Ihre Angabe.

Nun wird das Referat für Internationale Angelegenheiten Ihre Angaben prüfen und bestätigen. Nach der Bestätigung können Sie im nächsten Schritt Ihres Workflows eine offizielle Bestätigung Ihrer Ankunft ("Confirmation of Arrival") herunterladen.

Falls Ihre Heimathochschule darauf besteht, eine eigene Vorlage für diese Bestätigung zu benutzen, führen Sie bitte trotzdem die nötigen Schritte in MobilityOnline durch. Danach schicken Sie uns die Vorlage Ihrer Heimathochschule per Email an incomings-exchange@th-koeln.de. Wir werden das Datum in MobilityOnline prüfen und Ihre Vorlage entsprechend ausfüllen.

Für die Teilnahme an Kursen ist meistens keine gesonderte Anmeldung nötig. Spezielle Lehrformate wie Labore, Projekte oder Blockseminare können eine Ausnahme von dieser Regel darstellen. Im Zweifelsfall fragen Sie bitte die verantwortliche Lehrperson oder Ihre/n Departmental Coordinator an der TH Köln, ob für einen bestimmten Kurs eine Anmeldung nötig ist.

Viele Fakultäten stellen Materialien und Informationen (z.B. Kursskripte, Literatursammlungen, Lernmaterial etc.) auf einer digitalen Lernplattform wie ILU oder THSpaces bereit. Ein Zugang zu diesen Plattformen ist nur für immatrikulierte Studierende der TH Köln möglich. Wir empfehlen Ihnen daher, die Immatrikulation 4-6 Wochen vor Vorlesungsbeginn abzuschließen, damit Ihnen rechtzeitig alle Kurse und Materialien zur Verfügung stehen.

Für die Teilnahme an Prüfungen müssen Sie sich im Vorfeld anmelden - und zwar während bestimmter Anmeldephasen, die sich von Fakultät zu Fakultät unterscheiden können. Die meisten Fakultäten nutzen die Plattform PSSO (Prüfungs- und Studierendenservice Online), in der Sie sich zu Prüfungen an- und abmelden, Ihre Noten einsehen und nach Semesterende eine Leistungsübersicht (Transcript of Records) generieren können. An drei Instituten bzw. Fakultäten läuft die Prüfungsanmeldung abweichend über Ihren Fachkoordinator/Ihre Fachkoordinatorin (siehe Übersicht weiter unten).

Bitte fragen Sie zu Beginn Ihrer Mobilität unbedingt Ihre/n Departmental Coordinator nach der relevanten Anmeldephase. Auch bei Zweifeln zum richtigen Anmeldeweg oder anderen akademischen Fragen kann er/sie Ihnen weiterhelfen.

● Prüfungsanmeldung über PSSO

Eine allgemeines Tutorial-Video erklärt Ihnen die Benutzung von PSSO. Bitte sehen Sie dieses Video unbedingt an!

Um Ihre Prüfungsdaten zu schützen, ist für jede Handlung in PSSO eine sogenannte TAN (Transaction Authentication Number) erforderlich. Eine TAN hat die Funktion eines Einmalpassworts; sie wird nach Gebrauch ungültig. 

Zusammen mit Ihrem Studierendenausweis (MultiCa) erhalten Sie einen Brief mit fünf Starter-TANs, mit denen Sie eine längere TAN-Liste generieren können. Bitte bewahren Sie Ihren Brief deshalb gut auf! Zwar ist es im Notfall möglich, Ersatz anzufordern, aber das kostet Zeit und erzeugt unnötige Arbeit für das Studienbüro. Am besten generieren Sie Ihre TAN-Liste direkt zu Semesterbeginn und nicht erst kurz vor der Prüfungsanmeldung.

Bitte beachten Sie, dass Sie in PSSO nur solche Prüfungen vorfinden, die zu dem Studiengang und Fachsemester Ihrer Einschreibung an der TH Köln passen. Zusätzlich finden Sie in der Kategorie "Sonstiges" die Prüfungen der Sprachkurse, die das Sprachlernzentrum der TH Köln anbietet. 

Prüfungen, die zu anderen Fachsemestern, Studiengängen oder sogar anderen Fakultäten gehören, werden in PSSO ggf. nicht für Sie angezeigt. Um sich für Prüfungen anzumelden, die Sie nicht in PSSO finden, kontaktieren Sie bitte rechtzeitig das Studienbüro an ihrem Campus-Standort. Schicken Sie von Ihrer smail-Adresse (das ist Ihre offizielle E-Mail-Adresse an der TH Köln) eine E-Mail an das Studienbüro, die folgende Informationen enthält:

• Ihren vollständigen Namen
• Ihre Matrikelnummer
• die vollständige Bezeichnung des Moduls, die Prüfungsnummer und den Namen des Prüfers. Bitte benutzen Sie hier keine Abkürzungen oder eigene Übersetzungen!
• Studiengang und Fakultät, zu dem die Prüfung gehört

Die Kontaktdaten der Studienbüros finden Sie hier im Überblick.

● Prüfungsanmeldung über Departmental Coordinator

An einigen Fakultäten und Instituten ist die Prüfungsanmeldung etwas anders geregelt. Hier finden Sie eine Übersicht:

● Prüfungszeitraum

Prüfungen finden im Normalfall am Ende des Semesters statt. Aber auch hier kann es Ausnahmen geben: in manchen Kursen gibt es eine sogenannte "semesterbegleitende Prüfungsleistung". Das können zum Beispiel Präsentationen, Projekte oder Hausarbeiten sein, die schon im Verlauf des Semesters angefertigt werden müssen. Die genauen Prüfungsdaten werden erst einige Wochen nach Semesterbeginn veröffentlicht.

Achtung: An den Standorten Deutz und Gummersbach kann es vereinzelt vorkommen, dass Prüfungen erst nach dem offiziellen Ende des Semesters stattfinden. In diesem Fall müssen Sie aktiv werden, um bis zum Zeitpunkt der Prüfung an der TH Köln immatrikuliert zu bleiben. Wenn Sie nichts tun, werden Sie pünktlich zum Semesterende exmatrikuliert und können nicht an der Prüfung teilnehmen!

In dieser Situation gilt folgendes:

• Falls Sie an der betreffenden Prüfung zum ersten Mal teilnehmen, wird die TH Köln Ihre Immatrikulation kostenlos bis zum Prüfungstag für Sie verlängern. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall per Email an das Referat für Internationale Angelegenheiten (incomings-exchange@th-koeln.de). Listen Sie in Ihrer Email alle betreffenden Prüfungen mit Namen des Faches, Prüfungsnummer, Prüfungsdatum und Namen des Prüfers/der Prüferin auf. 
• Falls Sie die betreffende Prüfung wiederholen, müssen Sie sich regulär für das Folgesemester zurückmelden und den Semesterbeitrag zahlen.
• Auch wenn Sie in einem Doppelabschlussprogramm der TH Köln studieren, müssen Sie sich regulär für das Folgesemester zurückmelden und den Semesterbeitrag zahlen.

Bitte prüfen Sie zu Beginn der Vorlesungszeit, ob die Kurswahl, die in Ihrem (D)LA-BTM festgehalten wurde, sich verändert hat. Häufig ergeben sich noch kleinere Änderungen, z.B. durch Stundenplankonflikte.

• Falls Sie kein LA-BTM erstellt haben, oder falls Ihre Kurswahl unverändert geblieben ist, benötigen Sie kein LA-DTM. In diesem Fall öffnen Sie bitte Ihren Workflow in MobilityOnline, klicken auf den Schritt "Frage zum Learning Agreement During the Mobility beantworten" und beantworten die Frage "Möchten Sie Änderungen an Ihrem Learning Agreement (BTM) vornehmen / ein Learning Agreement (DTM) erstellen?" mit "NEIN".
• Falls Sie ein LA-BTM erstellt haben und Ihre Kurswahl sich verändert hat, dokumentieren Sie die Änderungen bitte innerhalb von 2-3 Wochen nach Vorlesungsbeginn in einem LA-DTM (Learning Agreement - During the Mobility). In diesem Fall beantworten Sie die Frage "Möchten Sie Änderungen an Ihrem Learning Agreement (BTM) vornehmen / ein Learning Agreement (DTM) erstellen?" in Ihrem Workflow mit "JA".

Die Erstellung des LA-DTM funktioniert vom Grundsatz her genauso wie die des LA-BTM.

• Studierende, die OLA/DLA verwenden, überarbeiten ihr Learning Agreement in der Mobilitätsplattform ihrer Heimatuniversität und senden sie dann über das EWP-Netzwerk an die TH Köln. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Koordinatorin / Ihren Koordinator in der Heimat. WICHTIG: Bitte übermitteln Sie KEIN komplett neues DLA/OLA, sondern eine aktualisierte Version, in der die Tabellen A2 und B2 ausgefüllt sind.
• Studierende, die Learning Agreements im PDF-Format verwenden, erstellen bitte eine aktualisierte Version ihres LA-BTM, in der die ursprüngliche Kurswahl und die Änderungen eindeutig erkennbar sind. Diese Version muss von Ihnen selbst und von Ihrer Koordinatorin / Ihrem Koordinator in der Heimat unterzeichnet werden. Das zweifach unterschriebene Dokument laden Sie im Schritt "Learning Agreement (DTM) hochladen" Ihres Workflows in MobilityOnline hoch.

Gefällt Ihnen der Aufenthalt an der TH Köln und Sie möchten länger bleiben, als ursprünglich vereinbart wurde? 

Für die Verlängerung Ihres Aufenthalts gelten drei Bedingungen:

   1. Ihre Heimatuniversität ist mit der Verlängerung einverstanden

   2. Sie bleiben während des gesamten (verlängerten) Aufenthalts an Ihrer Heimatuniversität immatrikuliert. Ohne Immatrikulation in der Heimat ist kein Austausch an der TH Köln möglich.

   3. Die aufnehmende Fakultät an der TH Köln ist mit der Verlängerung einverstanden.

Um eine Verlängerung Ihres Aufenthalts zu beantragen, gehen Sie zunächst in MobilityOnline und stellen sicher, dass alle Schritte in den Abschnitten "Ankunft" und "Während des Aufenthalts" Ihres Workflows erledigt sind! Ist dies der Fall, sehen Sie nun den Schritt "Frage zur Verlängerung beantworten". Klicken Sie diesen Schritt an und antworten Sie mit "Ich will meinen Aufenthalt verlängern (yes)".

Nun kontaktieren Sie Ihre Heimatuniversität und bitten um eine schriftliche Bestätigung ihres Einverständnisses. Diese Bestätigung kann entweder ein (digitaler) Brief oder eine Email von Ihrem Koordinatoren/Ihrer Koordinatorin sein. Wichtig ist, dass sie auf Englisch oder Deutsch verfasst ist und folgende Informationen enthält:

• Ihren vollständigen Namen 
• die konkrete Dauer der geplanten Verlängerung (z.B. "1. März bis 31. August 2026")
• dass die Heimatuniversität der Verlängerung zustimmt
• dass Sie weiter an der Heimatuniversität immatrikuliert bleiben und das Studium in diesem Zeitraum nicht beenden werden.

Die Bestätigung können Sie entweder in Ihrem Workflow hochladen (Schritt "Bestätigung von Heimathochschule hochladen") oder Ihr Koordinator/Ihre Koordinatorin kann sie direkt per E-Mail an incomings-exchange@th-koeln.de senden.

Nun wird die aufnehmende Fakultät informiert und kann Ihren Antrag auf Verlängerung annehmen oder ablehnen.

Für den Verlängerungsantrag gelten folgende Fristen:

Verlängerung zum folgenden Wintersemester: 15.05. bis 15.06.

Verlängerung zum folgenden Sommersemester: 15.11. bis 15.12.

Achtung Non-EU Bürger*innen:

Sollten Sie kein/e Bürger/in der EU sein, überprüfen Sie bitte unbedingt die Gültigkeitsdauer Ihres Visums oder Aufenthaltstitels und verlängern Sie es rechtzeitig! Bei Bedarf können wir Ihnen ein aktualisiertes Zulassungsschreiben ausstellen.

Was Sie tun müssen, um sich für Ihr erstes Semester an der TH Köln zu immatrikulieren, erklären wir im Abschnitt "Immatrikulation". → Link zu "Anreise und Einschreibung"

Für jedes weitere Semester müssen Sie sich "zurückmelden", um weiterhin an der TH Köln immatrikuliert zu bleiben.

Falls von vornherein geplant war, dass Sie auch im Folgesemester bei uns bleiben, ist die Rückmeldung ganz einfach: Sie müssen nur den Semesterbeitrag zahlen. Dazu erhalten Sie einige Wochen im Voraus eine automatische Erinnerungsmail von noreply@th-koeln.de, in der die Rückmeldefrist genannt wird. Zahlen Sie den Semesterbeitrag erst nach der Rückmeldefrist, dann wird eine Verspätungsgebühr fällig.

Wenn ursprünglich geplant war, dass Sie nach dem aktuellen Semester abreisen, ist die Rückmeldung nicht ohne Weiteres möglich. Dann verhindert eine Sperre in CaMS die Rückmeldung zum Folgesemester. Um sich zurückmelden zu können, müssen Sie zunächst eine Verlängerung Ihrer Mobilität beantragen. Wenn Ihr Antrag auf Verlängerung angenommen wird, ändern wir die Sperre und Sie können sich zurückmelden, indem Sie den Semesterbeitrag zahlen. Auch hier gilt: Zahlen Sie den Semesterbeitrag erst nach der Rückmeldefrist, dann wird eine Verspätungsgebühr fällig. 

Details zur Rückmeldesperre:

Grundsätzlich gibt es bei ALLEN Austausch-Studierenden und Freemovern eine Rückmeldesperre, denn sie werden ja nur eine begrenzte Zeit an der TH Köln verbringen. Die Rückmeldesperre wird an die geplante Dauer Ihres Aufenthaltes angepasst. 

Wenn Sie Ihre persönliche Rückmeldesperre überprüfen möchten, loggen Sie sich in CaMS ein, öffnen den Bereich Studienservice und klicken auf den Reiter "Sperren". Falls Sie einen Fehler bei Ihrer Sperre vermuten, kontaktieren Sie uns gern unter incomings-exchange@th-koeln.de. Bitte lesen Sie aber zuerst sorgfältig die Angabe unter "Sperre zum".

Hier ein Beispiel aus CaMS: Die Sperre wird eine Rückmeldung zum Wintersemester 2025/26 verhindern. Die Rückmeldung zum Sommersemester 2025 ist aber problemlos möglich.