FAQ

Das Feedbackmanagement der TH Köln ist eine Servicestelle für Kritik, Lob und Anregungen aus den Bereichen Studium und Lehre, Organisation und Service, durch die sich alle Hochschulangehörigen in den Gestaltungs- und Entwicklungsprozess an der TH Köln einbringen können. Ebenso bietet das Feedbackmanagement Vermittlung bei Konflikten zwischen einzelnen Akteuren an der Hochschule, z.B. Studierenden und Lehrenden oder Servicestellen. Ziel ist es zunächst, eine Klärung für jeden Einzelfall zu unterstützen, um dann Verbesserungspotenziale für die dahinter liegenden Prozesse zu erkennen, mit den Beteiligten abzustimmen und nachhaltige Optimierungsmaßnahmen einzuleiten. Es geht darum, mit Hilfe von Moderation durch eine neutrale Person, der Feedbackmanagerin, konflikthafte Situationen zwischen verschiedenen Beteiligten konstruktiv und nachhaltig zu lösen.

Für Ihr Feedback steht ein Kontaktformular zur Verfügung. Sie können auch telefonisch, per E-Mail oder in einem persönlichen Gespräch Ihr Anliegen an das Feedbackmanagement richten. In jedem Fall bleibt Ihre Identität geschützt, denn die Feedbackmanagerin ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Bei der Formulierung eines Feedbacks ist darauf zu achten, dass der Sachverhalt bzw. Gegenstand des Feedbacks sowie die gewünschten Veränderungen möglichst genau und sachlich beschrieben werden. Wichtig sind auch konkrete Angaben zu den Eckdaten wie Fakultät oder Standort, ggf. Studiengang, wenn es um Prüfungen geht, bspw. die Prüfungsnummer und Ähnliches. Persönliche Angriffe oder verletzende Formulierungen sind zu vermeiden, auch wenn es sich um Kritik an Personen in Bezug auf die Durchführung ihrer Aufgaben handelt.

Der gesamte Bearbeitungsprozess wird durch das Feedbackmanagement betreut. Vor Weiterleitung bzw. Einbeziehung der betroffenen Stellen wird jedes Feedback anonymisiert. Dann werden die betroffenen Personen oder Servicestellen um Prüfung des Sachverhaltes sowie ggf. Durchführung einer Korrekturmaßnahme und eine Rückmeldung gebeten. Dies kann per E-Mail oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Wenn die notwendige Klärung erzielt werden konnte, kann der Vorgang abgeschlossen werden und der Feedbackanmelder bzw. die Feedbackanmelderin erhält diesbezüglich eine Antwort. Falls im Rahmen der angestoßenen Aktivitäten kein zufriedenstellendes Ergebnis erreicht werden konnte, wird in jedem Einzelfall geprüft, welche weiteren Verfahrens- bzw. Eskalationsschritte hilfreich sind. Diese werden nach Rücksprache mit der betroffenen Person und dem Feedbackanmelder oder der Feedbackanmelderin eingeleitet.

Um möglichst tragfähige Lösungen zu erzielen und nachhaltige Verbesserungsprozesse zu ermöglichen, bietet das Feedbackmanagement an, im persönlichen Gespräch mit den Beteiligten, je nach Bedarf einzeln oder gemeinsam, den Sachverhalt zu analysieren und dadurch gemeinsam Lösungen zu erarbeiteten und Maßnahmen zu vereinbaren. Dabei folgt das Feedbackmanagement den Prinzipien Wertschätzung und Respekt sowie Neutralität und Allparteilichkeit bezüglich der Beteiligten sowie Sachbezogenheit und Lösungsorientierung in Bezug auf das Anliegen.
Auf Wunsch kann jeder das persönliche und vertrauliche Gespräch mit der Feedbackstelle suchen und Beratung für den Umgang mit einen Konfliktfall erhalten, bevor der weitere Bearbeitungsprozess angestoßen wird. Vertrauliche Informationen werden nicht an Dritte weitergegeben.

Wenn zur Bearbeitung eines Feedbacks im Sinne der Nachhaltigkeit oder aufgrund der Verantwortung für den genannten Sachverhalt die Einbeziehung weiterer verantwortlicher oder entscheidungsbefugter Personen notwendig und hilfreich erscheint, werden diese umgehend einbezogen. Ferner erfolgt die Einbeziehung weitere verantwortlicher Personen oder nächsthöherer Stellen, wenn eine nachhaltige Klärung auf der Ebene der betroffenen Person/en oder Stelle/en nicht möglich ist.

Ein Feedback wird auch sofort an die nächst höher befugte Stelle geleitet, wenn die Bedeutung oder Auswirkung der Feedbacks die betroffene Stelle oder Person übersteigt und für eine größere Gruppe, eine andere Organisationseinheit oder die gesamte Hochschule relevant ist. Wenn beispielsweise ein Feedback sich zwar auf einen Einzelfall bzw. eine einzelne Person bezieht, aber gleichzeitig deutlich wird, dass sich hieraus eine genereller Anpassungsbedarf innerhalb eines Prozesses oder Systems ergibt, werden die weiteren betroffenen und verantwortlichen Stellen miteinbezogen. Vorrangiges Ziel ist eine nachhaltige systematische Lösung, um ein erneutes Auftreten des als problematisch angemeldeten Sachverhaltes zu vermeiden.

WICHTIG: Das Einbeziehung der weiteren Verantwortlichen sowie Entscheidungsbefugten hat zum Ziel, einen Sachverhalt oder Prozess nachhaltig klären und ggf. verändern zu können. Es dient nicht dazu, Personen bzw. (kritische) Sachverhalte der oder dem Dienstvorgesetzten zu melden.

Jeder Eingang eines Feedbacks wird per E-Mail bestätigt. In der Bestätigung finden Sie Ihre Vorgangsnummer, welche Sie bitte bei allen Rückfragen angeben. Ein Feedback wird möglichst umgehend bearbeitet. Die maximale Bearbeitungsdauer der eingehenden Feedbacks beträgt drei Wochen. Falls absehbar ist, dass die Bearbeitung diesen Zeitraum überschreiten wird, erhält der Absender oder die Absenderin einen Zwischenbescheid über den Stand der Bearbeitung und die weitere Vorgehensweise. Bei zeitkritischen Vorgängen ist es für den Feedbackgeber bzw. die Feedbackgeberin ratsam, sich zusätzlich persönlich/telefonisch zu melden.

Das Feedbackmanagement verpflichtet sich, den gesamten Bearbeitungsprozess vertraulich und den datenschutzrechtlichen Bestimmungen entsprechend durchzuführen. Ohne ausdrückliche Zustimmung des Absenders oder der Absenderin werden keine persönlichen Daten an Dritte bzw. an betroffene Stellen/Personen weitergeleitet.
Datenschutz gilt genauso in Bezug auf die betroffene/n Personen und Beteiligten. Soweit möglich wird eine Stellungnahme prozess- bzw. sachbezogen formuliert und personenunabhängig vermittelt. Wenn Inhalte eine Person direkt betreffen, so wird sichergestellt, dass die Rückmeldung an den/die Feedbackanmelder respektvoll und wertschätzend sowie entsprechend der personalrechtlichen Bestimmungen formuliert ist. Vertrauliche Informationen werden in keinem Fall an Dritte weitergegeben.

Die Kontaktdaten dienen zur Korrespondenz mit dem Absender oder der Absenderin. Bei Rückfragen zum Sachverhalt oder auch zur Zusendung der Antwort/Ergebnisse sind Name, Vorname und die E-Mail Adresse anzugeben. Alle weiteren Angaben sind hilfreich für eine schnelle Zuordnung des Feedbacks.

Grundsätzlich wird jedes Feedback ernst genommen und individuell geprüft. Sofern ein Feedback persönlichkeitsverletzende oder unangemessene Formulierungen aufweist oder wenn eine konstruktive Bearbeitung auf Basis der Informationen nicht möglich ist, erhält der/die Feedbackanmelder/in eine Rückantwort mit der Bitte um konkrete und sachliche Darstellung des Anliegens. Beschwerden über das persönliche Verhalten einer Person können und sollen entsprechend sachlich und respektvoll formuliert werden.
Insbesondere bei großer emotionaler Betroffenheit und Konflikten ist es ratsam, das persönliche und vertrauliche Gespräch mit der Feedbackstelle zu suchen. Wir hören genau zu und helfen dabei, den Sachverhalt angemessen zu erfassen und zu formulieren.

In regelmäßigen Abständen werden anonymisierte Statistiken auf den Internetseiten des Feedbackmanagement veröffentlicht. Darüber hinaus lädt das FBM die Fachschaften jährlich zu einem Austausch ein. Es wird regelmäßig an die Vizepräsidentin für Lehre und Studium berichtet. Die Leitungen der Organisationseinheiten können einen spezifischen qualitativen Bericht für ihren Bereich anfordern.

Ihre Ansprechpartnerin ist Stefanie Spöth, Dipl. Päd., Systemische Beraterin, Mediatorin. Ein persönliches Gespräch ist nach telefonischer Vereinbarung unter +49 221 8275 - 3015 kurzfristig möglich.