Kontakt & Service

Stefanie Spöth

Stefanie Spöth

Hochschulreferat Qualitätsmanagement

  • Campus Südstadt
    Claudiusstraße 1
    50678 Köln
  • Raum B4.272
  • Telefon+49 221-8275-3015

Ein persönliches Gespräch ist jederzeit nach Terminvereinbarung möglich.

Häufig gestellte Fragen

Schnelle Antworten auf die meist gestellten Fragen.

+ Wie soll ich mein Feedback formulieren?

Bitte achten Sie bei der Formulierung eines Feedbacks darauf, dass Ihr Anliegen sowie die gewünschten Veränderungen möglichst genau und sachlich beschrieben werden.

Wichtig sind auch die konkreten Angaben zu wichtigen Eckdaten wie Fakultät, Studiengang oder Standort. Dies kann am einfachsten über das Kontaktformular erfolgen.

Bitte vermeiden Sie verletzende Formulierungen, auch wenn es sich um Kritik an Personen in Bezug auf die Durchführung ihrer Aufgaben geht.

+ Wieso muss ich meine Kontaktdaten angeben?

Die Kontaktdaten dienen zur Korrespondenz mit Ihnen. Die weiteren Daten helfen bei einer schnellen Zuordnung des Feedbacks und ermöglichen z.B. fakultäts- oder studiengangbezogene Auswertungen.

+ Wird mein Feedback vertraulich behandelt?

Absolut. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung geben wir keine persönlichen Daten an Dritte weiter.

+ Kann ein Feedback abgewiesen werden?

Wir nehmen jedes Feedback ernst. Wenn ein Feedback persönlichkeitsverletzende oder unangemessene Formulierungen aufweist, beantworten wir dies mit der Bitte um konkrete und sachliche Darstellung des Anliegens.

Insbesondere bei großer emotionaler Betroffenheit und Konflikten empfehlen wir, mit uns das persönliche, vertrauliche Gespräch zu suchen. Wir hören genau zu und helfen dabei, mit der Betroffenheit umzugehen und das Anliegen angemessen zu formulieren.

+ Wie lange dauert die Bearbeitung?

Wir versuchen jedes Feedback schnellstmöglich zu bearbeiten. Die maximale Bearbeitungsdauer beträgt drei Wochen. Falls absehbar ist, dass die Klärung länger dauert, erhalten Sie einen Zwischenbescheid über den Stand.

Bei dringenden Anliegen empfehlen wir, dass Sie sich (zusätzlich) persönlich/telefonisch bei uns melden.

+ Wie wird mein Feedback bearbeitet?

Ihr Feedback wird zunächst inhaltlich geprüft und ggf. erhalten Sie eine Rückfrage, wenn Informationen fehlen. Dann anonymisieren wir das Feedback und leiten es zur Prüfung und Klärung oder mit der Bitte um Korrekturmaßnahme an die verantwortliche(n) Stellen(n) weiter. Dies kann per E-Mail oder in einem persönlichen Gespräch mit einer oder mehreren Stellen erfolgen. Wenn die Klärung erfolgt ist, erhalten Sie eine abschließende Antwort.

Falls wir kein zufriedenstellendes Ergebnis erreichen konnten, prüfen wir in jedem Einzelfall, welche weiteren Verfahrens- bzw. Eskalationsschritte hilfreich oder notwendig sind.

+ Wann ist eine Moderation hilfreich und wie wird diese durchgeführt?

Bei heiklen Konflikten oder komplexen Sachverhalten hilft eine moderierte Aussprache mit allen beteiligten Akteur*innen, um möglichst tragfähige Lösungen zu erzielen und nachhaltige Verbesserungsprozesse zu ermöglichen. Die Feedbackmanagerin agiert dabei wie eine Mediatorin und folgt den Prinzipien Wertschätzung, Neutralität, Sachbezogenheit und Lösungsorientierung. Ziel ist eine Klärung im Konsens. Das Ergebnis wird dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt.

Jede*r kann zunächst das vertrauliche Gespräch mit der Feedbackmanagerin suchen und sich zunächst eine Beratung für den Umgang mit einem Konfliktfall holen, bevor der weitere Bearbeitungsprozess angestoßen wird.

+ In welchen Fällen/wann werden weitere Verantwortliche oder Entscheidungsbefugte einbezogen?

Wenn es zur nachhaltigen Klärung eines Feedbacks oder aufgrund der Verantwortung für den genannten Sachverhalt hilfreich oder notwendig erscheint, andere verantwortliche oder entscheidungsbefugte Personen einzubeziehen, wird dies von der Feedbackmanagerin kommuniziert und veranlasst.

Ein Feedback wird sofort an weitere verantwortliche Stellen eskaliert, wenn der Sachverhalt Auswirkung für eine größere Gruppe, eine andere Organisationseinheit oder die gesamte Hochschule hat.

WICHTIG: Eine Eskalation hat zum Ziel, einen Sachverhalt oder Prozess nachhaltig zu klären und ggf. verändern zu können. Sie dient nicht dazu, Personen bzw. (kritische) Sachverhalte der oder dem Dienstvorgesetzten zu melden.

+ Wie gestaltet sich der Datenschutz, wenn ich als Hochschulangehörige*r Feedback bekomme?

Datenschutz und Vertraulichkeit gilt auch in Bezug auf die Personen der Hochschule. Soweit möglich wird eine Stellungnahme prozess- bzw. sachbezogen formuliert und personenunabhängig vermittelt. Wenn Inhalte eine Person direkt betreffen, so wird sichergestellt, dass die Rückmeldung an den*die Feedbackanmelder*in respektvoll und wertschätzend sowie entsprechend der personalrechtlichen Bestimmungen formuliert ist. Vertrauliche Informationen über Hochschulangehörige werden in keinem Fall an Dritte weitergegeben.

+ An wen kann ich mich für ein persönliches Gespräch wenden?

Ihre Ansprechpartnerin ist Stefanie Spöth, Dipl. Päd., Systemische Beraterin, Mediatorin. Ein persönliches Gespräch ist nach telefonischer Vereinbarung unter +49 221 8275 - 3015 kurzfristig möglich.

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