Kontakt & Service

Martina Brüderle

Martina Brüderle

Hochschulreferat Internationale Angelegenheiten

  • Campus Südstadt
    Claudiusstraße 1
    50678 Köln
  • Raum A1.54
  • Telefon+49 221-8275-3919

Der Vizepräsident überreicht der Ministerin ein Willkommensgeschenk (Bild: Heike Fischer / FH Köln)

Gastgebende Einrichtung

Sie erwarten eine*n internationale*n Gastwissenschaftler*in an Ihrer Einrichtung oder möchten gerne eine*n Gastwissenschaftler*in aufnehmen? Die International Scholar Services (ISS) beraten Sie bei Ihrem Vorhaben eine*n Gastwissenschaftler*in aufzunehmen und unterstützen Sie bei der Organisation des Aufenthaltes.

Bei der Aufnahme von Forscher*innen aus dem Ausland gibt es einiges zu bedenken und zu organisieren. Die ISS beraten und begleiten Sie gerne bei Ihrem Vorhaben. Die Entscheidung über die Aufnahme und die Verantwortung für den Aufenthalt von Gastwissenschaftler*innen bleibt jedoch bei Ihnen, als einladende*r Gastgeber*in in der Einrichtung.

Die International Scholar Services beraten Sie und Ihren Gast zu folgenden Themen:

  • Einladung und Einladungsschreiben
  • Unterzeichnung einer Vereinbarung über den Gastaufenthalt
  • Finanzierungsmöglichkeiten
  • Visumsverfahren und Aufenthaltsrecht
  • Fragen zum Versicherungsschutz
  • Wohnungssuche
  • Transport mit ÖPNV
  • Aufenthalt mit Familie (Informationen zu Kinderbetreuung/ Schulanmeldung, etc.
  • Anreiseformalitäten (Anmeldung des Wohnsitzes, Eröffnung eines Bankkontos, Beantragung eines Aufenthaltstitels)
  • Angebote des Sprachlernzentrums, des Zentrums für Lehrentwicklung, der Bibliothek & anderer Einrichtungen der TH
  • Allgemeine organisatorische Fragen an der TH Köln
  • Fragen zum Alltagsleben in Köln und Deutschland (in begrenztem Umfang)

Wir bieten für Ihre Gastwissenschaftler*innen folgende Services:

  • Unterstützung bei der Wohnungssuche (mit einer Vorlaufzeit von mindestens 3 Monaten ohne Garantie, dass eine Wohnung für die Gastwissenschaftler*innen gefunden werden kann)
  • Welcome Package inkl. MultiCa, Campus ID, Bibliothekszugang, E-Mail-Adresse, Infomaterial über die TH Köln und ihre Angebote, Checkliste mit Formalitäten nach der Ankunft/ vor der Abreise
  • Einrichtung einer Telefonnummer (bei Bedarf)
  • Begrüßung und Orientierung an der Hochschule
  • Exkursionen in die Umgebung und Netzwerkmöglichkeiten mit anderen Gastwissenschaftler*innen

Bitte informieren Sie uns so früh wie möglich, über die Aufnahme und Anreise Ihrer Gastwissenschaftler*innen, spätestens jedoch 6 Wochen vor Anreise Ihres Gastes, so dass alle Hochschulzugänge und Unterlagen rechtzeitig bereitgestellt werden können. Um bei der Wohnungssuche unterstützen zu können, sollte Ihr Gast uns 3-6 Monate vor Aufenthaltsbeginn diesbezüglich kontaktieren.

Ihre Aufgaben im Rahmen der Aufnahme von Gastwissenschaftler*innen

+ vor dem Aufenthalt

  • Zustimmung einholen/in Kenntnis setzen der Institutsleitung und des*r Dekan*in über den geplanten Aufenthalt des*r Gastwissenschaftler*in
  • Verfügbarkeit der Arbeitsplatzinfrastruktur (Schreibtisch, Telefon, ggf. PC) sowie Zugang (Schlüsselkarte, Transponderberechtigung) am Institut klären und bereitstellen
  • Mit dem Gast Rahmenbedingungen des Aufenthaltes abstimmen (Zweck, Dauer und Finanzierung des Aufenthaltes sowie zur Verfügung stehende Infrastruktur)
  • Einladungsschreiben ausstellen und an den Gast versenden (bei Erasmus+ Mobilitäten muss zusätzlich die Mobilitätsvereinbarung zu Unterrichts-oder Fort- und Weiterbildungszwecken ausgefüllt werden!)
  • International Scholar Services über den geplanten Aufenthalt informieren
  • Ihre Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen an Ihrer Einrichtung über die geplante Aufnahme eines*r Gastwissenschaftler*in informieren

+ während des Aufenthaltes

  • Persönliche Begrüßung des Gastes nach Anreise an der TH, ggf. zusammen mit den ISS
  • Vorstellung des Gastes in der Einrichtung
  • Fachliche Betreuung gewährleisten, ggf. weitere Ansprechpartner*innen in der Einrichtung benennen, die bei organisatorischen Belangen weiterhelfen können
  • Je nach Dauer des Aufenthaltes sollten regelmäßige Meetings und Feedbackgespräche mit dem Gast stattfinden
  • Abschlussgespräch vor Ende des Aufenthaltes

+ nach dem Aufenthalt

  • Fortsetzung gemeinsamer Projekte oder weitere Kontaktpflege
  • Planung eines eventuellen Gegenbesuchs

Finanzierungsmöglichkeiten von Gastwissenschaftler*innen

Sie möchten gerne gezielt Gastwissenschaftler*innen für einen Aufenthalt an der TH einladen und suchen nach Finanzierungsmöglichkeiten?

Die TH Köln bietet im Moment leider keine eigenen Fördergelder zur Aufnahme von Gastwissenschaftler*innen an. Das Präsidium hat jedoch Mittel zur Ko-Finanzierung von DAAD-Gastdozenturen bereitgestellt. Darüber hinaus gibt es noch weitere Programme von Drittmittelgebern, über die eine Finanzierung eingeworben werden kann. Die International Scholar Service unterstützen Sie bei Fragen zur Antragstellung.

Aufenthalte von ausländischen Unternehmensvertretern an deutschen Hochschulen

Über das Erasmus+ Mobilitätsprogramm kann auch Personal aus ausländischen Unternehmen und Organisationen zu Lehrzwecken an deutsche Hochschulen eingeladen werden. Dabei übernimmt die TH Köln die Mobilitätskosten (Reisekosten und Tagespauschalen) für den Aufenthalt. Ein Honorar für die Lehre kann nicht übernommen werden. Die Lehraufenthalte sollten zwischen mindestens 2 Tagen für Programmländer bzw. 5 Tagen für Partnerländer und 60 Tagen (jeweils ohne Reisezeiten) dauern. Ein Mindestdeputat für die Lehre gibt es nicht. Es sollte sich aber an der Mindestanzahl von acht Stunden pro Woche orientieren.

+ Fördersätze

2020 beträgt der einheitliche Tagessatz bis zum 14. Aufenthaltstag 160 EUR für Mobilitäten nach Deutschland (Incoming). Vom 15. bis 60. Fördertag der Personalmobilität entspricht die Förderung 70 % des Tagessatzes. Zu den Tagessätzen kommen Reisekosten in Abhängigkeit von Distanzen zwischen Ausgangs- und Zielort der Mobilität, die einheitlich mit einem Berechnungsinstrument ermittelt werden. Erstattet werden, je Aufenthalt und in Abhängigkeit von der Distanz, folgende Beträge:

10 - 99 km 20 EUR
100 - 499 km 180 EUR
500 - 1.999 km 275 EUR
2.000 - 2.999 km 360 EUR
3.000 - 3.999 km 530 EUR
4.000 - 7.999 km 820 EUR
8.000 km und mehr 1.500 EUR

Wenn Sie Interesse haben, Mitarbeiter*innen aus einem ausländischen Unternehmen oder Organisation einzuladen, wenden Sie sich bitte an Frau Brüderle.

Hinweise zur Betreuung von Gastwissenschaftler*innen

Hier erhalten Sie nützliche Tipps und Hinweise für die Betreuung Ihrer internationalen Gäste:

+ Zeit einplanen

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Betreuung eines*r Gastwissenschaftlers*in Zeit in Anspruch nimmt, insbesondere, wenn Ihr Gast noch nie in Deutschland gewesen ist und auch die deutsche Sprache nicht spricht. In diesen Fällen braucht ein Gast mehr Unterstützung sich an der Hochschule und in Deutschland zurechtzufinden. Die International Scholar Services werden bei der ersten Orientierung unterstützend zur Seite stehen. Sie selbst sollten jedoch gerade in der Anfangsphase für Ihren Gast erreichbar und ansprechbar sein.

Sie können dem Gast auch eine*n Ihrer erfahrenen Mitarbeiter*innen oder Kolleg*innen als zusätzliche*n Ansprechpartner*in zur Seite stellen, der von Kolleg*in zu Kolleg*in auch schnell informell weiterhelfen kann. Bitte beachten Sie hierbei jedoch, dass in vielen Kulturen Hierarchien und Status eine wichtige Rolle spielen und der Gast enttäuscht oder irritiert sein kann, wenn Sie ihm eine rangniedere Person als alleinige*n Ansprechpartner*in zur Seite stellen und selbst nicht zur Verfügung stehen.

Auch nach der ersten Eingewöhnungsphase sollten Sie regelmäßige Treffen mit Ihren Gastwissenschaftler*innen vereinbaren, um so in Kontakt zu bleiben und Problemen vorzubeugen.

+ Willkommenskultur leben

Begrüßen Sie ihre Gastwissenschaftler*innen persönlich. Stellen Sie Ihre Gäste Ihren Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen an ihrem Institut vor und integrieren Sie sie in die Fakultät.

Sensibilisieren Sie auch Ihre Kolleg*innen und Mitarbeiter*innen im Vorfeld dafür, dass sich ein*e Gastwissenschaftler*in mit einem anderen kulturellen Hintergrund an Ihrem Institut aufhalten wird und dieser mit Offenheit, Verständnis, und Toleranz begegnet werden sollte.

Helfen Sie Ihrem Gast in jedem Fall sich schnell einzuarbeiten und wohl zu fühlen. Das schafft Vertrauen und erhöht die Qualität in der Zusammenarbeit. Bieten Sie Ihrem Gast an mit Ihnen in die Mensa zu gehen, mit Kolleg*innen einen Kaffee zu trinken und involvieren Sie ihn in Aktivitäten an ihrem Institut. Machen Sie auch auf interessante Veranstaltungen innerhalb und außerhalb der Hochschule aufmerksam.

Wir Deutschen trennen gerne das Berufs- und Privatleben, aber vielleicht wechseln Sie auch mal ein paar persönliche Worte und geben Sie auch Tipps zur Freizeitgestaltung, wenn jemand neu in Köln angekommen ist. Oder Sie springen doch mal über Ihren Schatten und finden Gelegenheit Ihrem Gast etwas von Köln oder Umgebung zu zeigen oder verabreden sich zu einem Essen außerhalb der Hochschule. Egal wie Sie es angehen, Ihr Gast wird es mit Sicherheit freuen.

+ Erwartungen klären

Zu Beginn des Aufenthaltes ist es wichtig mit den Gastwissenschaftler*innen über die gegenseitigen Erwartungen im Rahmen des Aufenthaltes zu sprechen. Fragen Sie Ihre Gäste, wie sie sich ihren Gastaufenthalt an der Hochschule vorstellen und erläutern Sie, Ihre eigenen Vorstellungen. So kann eine gute Basis für die Zusammenarbeit während des Aufenthaltes gelegt, ggf. gemeinsame Ziele vereinbart und Missverständnissen vorgebeugt werden.

Es kann auch hilfreich sein, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, um sicherzustellen, dass der Aufenthalt für alle Beteiligten zufriedenstellend verläuft.

+ Kulturelle Unterschiede berücksichtigen

In der Kommunikation und der Zusammenarbeit mit internationalen Gastwissenschaftler*innen ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass viele Aspekte unserer Denk- und Arbeitsweisen durch unsere Kultur geprägt sind. Dinge, die wir Deutschen als selbstverständlich erachten, sind nicht unbedingt eine Selbstverständlichkeit für Kolleg*innen, die in einem anderen kulturellen Umfeld aufgewachsen sind und umgekehrt. Gerade im Berufsleben gibt es einige typisch deutsche Verhaltensweisen, die für uns als „Tugenden“ gelten, die von außen betrachtet jedoch auch ganz anders interpretiert werden können.

In der Infox rechts haben wir für unsere Gastwissenschaftler*innen die wichtigsten deutschen Kulturstandards zusammengefasst. Vielleicht lohnt es sich auch für Sie diese (nochmal) zu reflektieren.

M
M