Changeprozesse gestalten: Wie die Gebäudewirtschaft Köln ihre IT neu aufstellt

Im Interview berichtet Barbara Post-Argomand, Leiterin der Informationstechnologie (IT) der Gebäudewirtschaft, von ihren Erfahrungen mit der Zusammenarbeit mit der TH Köln, von Erfolgsfaktoren in Change Prozessen und von wichtigen Erkenntnissen, die sie aus dem Prozess gezogen hat. Begleitet wurde dieser Prozess von Niels Bartels, Professor für Digitales Planen und Bauen an der TH Köln. Er forscht an der Schnittstelle zwischen Digitalisierung und Bauwirtschaft und brachte seine Expertise und Erfahrung in den Prozess ein.  

Die Zusammenarbeit der TH Köln mit der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln begann mit einem Zukunftsworkshop im Feld Building Information Modeling (BIM). Später sind Sie mit uns in die Neuaufstellung Ihrer IT gestartet. Wie kam eins zum anderen?  

Ausgangspunkt für die Neuaufstellung unserer IT war, dass wir mit der von uns genutzten Software für das digitale Gebäudemanagement (CAFM-Software) nicht zufrieden waren. Hinzu kam, dass das die Software bereitstellende Unternehmen angekündigt hatte, dieses Themenfeld künftig nicht mehr aktiv zu betreuen, sondern an ein Partnerunternehmen auszulagern. Aus diesem Grund hat die Betriebsleitung beschlossen, dass es ein guter Zeitpunkt sei, sich noch einmal mit unserer Softwarelandschaft auseinanderzusetzen und zu erörtern, wie wir uns die Zukunft der IT bei der Gebäudewirtschaft vorstellen.  
Unsere technische Betriebsleitung, Frau Petra Rinnenburger, brachte die Idee ein, einen Workshop mit der TH Köln durchzuführen. Ich war über die Unterstützung durch Niels Bartels bei der Workshopkonzeption und -durchführung sehr dankbar, da wir auf seine didaktische Kompetenz zugreifen konnten. Im Workshop kamen dann unterschiedliche Teilnehmer*innen aus verschiedenen Abteilungen zusammen. Die Einbindung durch Niels als externen Begleiter, der mit beobachten, steuern und seinen fachlichen Input geben konnte, war sehr hilfreich.  

Mit der Neuaufstellung der IT haben Sie einen Changeprozess in der Gebäudewirtschaft angestoßen. Wie haben Sie den begleiteten Prozess mit uns erlebt? Und wie war er konkret gestaltet?  

Während des gesamten Prozesses hatten wir eine ausgesprochen konstruktive Zusammenarbeit mit der TH Köln. Schon im Vorfeld trafen sich Niels und ich, um die Begleitung – insgesamt sechs Workshops – detailliert zu planen. Wir legten Themenschwerpunkte fest, ordneten sie den einzelnen Terminen zu und stimmten unser Vorgehen sorgfältig ab. Dabei brachte Niels seine umfassende Erfahrung als Dozent und Professor im Bereich Digitales Planen und Bauen ein und lieferte wertvollen Input für die inhaltliche Ausgestaltung. 

Gestartet sind wir mit einem Kick-off, in dem wir das Thema vorstellten und die Teilnehmer*innen abholten - auch mit Blick darauf, warum sie in diesem Workshop dabei waren. Es folgte ein Termin zur Darstellung des Status quo, damit alle wussten, welche Parameter für die Ausschreibung einer neuen Software notwendig sind. Gemeinsam mit einer Kollegin erarbeitete Niels in einem weiteren Workshop mit den Teilnehmer*innen ihre Vorstellungen, Anforderungen und Wünsche an eine neue Software. Dieser Teil war besonders wertvoll, um allen Beteiligten deutlich zu machen: 

1. Ihr könnt euch gerne einbringen. 
2. Es ist wertvoll zu wissen, welche Anforderungen ihr habt. 

Da wir in Köln im IT-Bereich im städtischen Netz, dem sogenannten Cologne Area Network, arbeiten, müssen unserer BSI-Zertifizierung entsprechend vorgegebene IT-Sicherheitsstandards eingehalten werden. Daher können einige Wünsche von Teilnehmer*innen, die nur aus ihrem privaten Umfeld IT-Erfahrung haben oder andere Erfahrungen in der freien Wirtschaft gemacht haben, nicht realisiert werden. 

Danach haben wir mit den Teilnehmer*innen eine Marktsichtung vorgenommen. Im Abschlussworkshop haben wir unsere Ergebnisse zusammengefasst und erarbeitet, welchen Nutzen die einzelnen Teilnehmer*innen aus diesem Workshop gezogen haben. Die vorläufigen erarbeiteten Ergebnisse und zu implementierenden Maßnahmen haben wir dann entsprechend aufbereitet und genutzt.

Während der gesamten Begleitung brachte Niels passende Methoden ein, die ich selbst ohne sein Fachwissen nicht hätte umsetzen können. Schon während des Prozesses merkten wir, wie gut diese Ansätze bei den Teilnehmer*innen ankamen – und das bestätigte sich auch im abschließenden Feedback. Viele meldeten uns zurück, wie wertvoll es für sie war, wirklich abgeholt und aktiv eingebunden zu werden. Gleichzeitig gewannen sie einen wesentlich besseren Überblick über unsere Software und die aktuelle Softwarelandschaft in unserem Haus.  

Abbildung Begleitung des Prozesses Gebäudewirtschaft Köln (Bild: Akademie für wissenschaftliche Weiterbildung)

Sie haben eben bereits die Methoden als wertvollen Impuls seitens der TH Köln genannt. Gab es sonst noch besondere Impulse unsererseits, die Sie im Prozess sehr wertgeschätzt haben?   

 Da Niels Bartels aus dem Bereich der Gebäudebewirtschaftung kommt und über Expertise im Bereich IT, also der Digitalisierung der Bauwirtschaft, verfügt, konnte er seinen großen Wissensschatz und seine Erfahrung gut in die Diskussionen zur Weiterentwicklung des Themas einbringen. Das war für uns sehr wertvoll, insbesondere, da er das Thema aus einer anderen Perspektive beleuchtete. Gerade für Workshops, in denen ein spezifisches Thema im Mittelpunkt steht, ist es wichtig, jemanden mit fachlichem Sachverstand dabei zu haben. Mit Niels hatten wir in der Workshopbegleitung die wertvolle Kombination aus methodischen und fachlichen Kenntnissen.  

Ein wichtiges Thema im Zuge der Neuaufstellung war die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und die Identifikation von Schnittstellen - dafür wurde eine Arbeitsgruppe gebildet. Wie haben Sie deren Zusammenarbeit wahrgenommen? Hat sich Ihr Blick auf interne Prozesse und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit durch die Prozessbegleitung verändert?  

In den verschiedenen Workshopphasen wechselten die Teilnehmer*innen regelmäßig die Gruppen. So wurde vermieden, dass sie in ihren „Bubbles“ blieben und stattdessen der Austausch zwischen unterschiedlichen Bereichen gefördert. Im Abschlussworkshop zeigte sich, wie wertvoll dieser Ansatz für die erzielten Ergebnisse war. 

In einem so großen Unternehmen wie der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln (> 800 MA) kann es vorkommen, dass Abteilungen zu wenig oder nicht gut genug kommunizieren und jede ihre isolierte Sichtweise behält. Das kann dann zu Schwierigkeiten führen, insbesondere an so einer neuralgischen Schnittstelle wie zwischen Bau und Inbetriebnahme eines Gebäudes. Dadurch funktioniert die Übergabe leider nicht immer reibungslos. 
Niels und ich wollten daher allen Teilnehmer*innen bewusst machen, wie wichtig diese Schnittstelle ist und dass sie auch bei der Auswahl einer Software von Anfang an intensiv berücksichtigt werden muss. Durch die Rückmeldung der Teilnehmenden weiß ich, dass diese Botschaft angekommen ist.  

Inwiefern, glauben Sie, wird sich die angestoßene Umgestaltung in Ihrer täglichen Arbeit niederschlagen? Welche langfristigen Effekte erwarten Sie?  

Kontinuität ist aus meiner Sicht entscheidend. Die gebündelten Ergebnisse aus dem Abschlussworkshop habe ich bereits der Führungsebene, also der Betriebsleitung und den Abteilungsleitungen, vorgestellt. Aktuell arbeiten wir daran, auf Basis dieser Ergebnisse eine CAFM-Software auszuschreiben und erstellen dafür das Lastenheft. Die Zusammenarbeit mit den anderen Bereichen läuft weiterhin sehr gut, sodass wir sie aktiv in den Prozess einbeziehen können. Mit viel Engagement und Begeisterung arbeiten nun alle gemeinsam an dem Thema. Das freut uns natürlich, denn so fließen die unterschiedlichen Perspektiven und Anforderungen optimal in das Lastenheft ein. 

Eine vertrauensvolle, offene und ehrliche Zusammenarbeit ist meines Erachtens bei Change Prozessen erfolgsentscheidend.

Was würden Sie anderen Unternehmen oder Teams, die einen Change Prozess angehen möchten, mitgeben wollen? Was sind funktionsfähige Ansätze oder auch Stolpersteine?  

Wir haben jeden einzelnen Workshoptermin intensiv vorbereitet. Während des gesamten Prozesses standen wir in engem Austausch mit der TH Köln. Es bestand jederzeit eine offene und zugewandte Atmosphäre, sodass wir keinerlei Scheu hatten, Themen anzusprechen und uns konstruktiv auszutauschen. Auch nach Abschluss des gemeinsamen Projektes stehen wir noch regelmäßig im Austausch. Rückblickend war es eine rundum gelungene und sehr angenehme Zusammenarbeit.  

Eine vertrauensvolle, offene und ehrliche Zusammenarbeit ist meines Erachtens bei Change Prozessen erfolgsentscheidend. Und genau das war mit Niels jederzeit gegeben, was wirklich toll war. Ebenso wichtig ist es, von Anfang an Menschen aus unterschiedlichen Bereichen einzubeziehen. Nur so konnten alle Anforderungen und Perspektiven innerhalb der großen Gruppe Gebäudewirtschaft berücksichtigt werden.