HISinOne - das neue Campusmanagementsystem der TH Köln
Seit 2020 führt die TH Köln unter dem Namen „CaMS“ das Campusmanagementsystem HISinOne der HIS eG als zentrales Online-Portal für Bewerber*innen, Studierende und Lehrende ein. Nun steht die dritte Phase des Projektes an: das Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement (abgekürzt: EXA bzw. EXA-PM und EXA-VM).
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Einführung
Das Campusmanagementsystem besteht insgesamt aus drei Projektmodulen:
- Modul: Bewerbung und Zulassung (APP)
- Modul: Studierendenmanagement (STU)
- Modul: Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement (EXA)
Sowohl das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement als auch das Studierendenmanagement wurden bereits erfolgreich umgesetzt und werden über HISinOne abgewickelt.
Die Implementierung des HISinOne-EXA-Moduls bedeutet nicht nur eine technologische Modernisierung, sondern auch eine Standardisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen. Damit vollzieht die TH Köln einen bedeutenden Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen und modernen Hochschule. Für die Beteiligten heißt das konkret: Weniger Bürokratie und schnellere Verwaltungsabläufe steigern die Effizienz der Verwaltung, während mehr Transparenz den Überblick über wichtige Daten und Abläufe verbessert. Lehrende profitieren von vereinfachten Prozessen rund um Prüfungs- und Lehrveranstaltungsdaten, während Studierende einen reibungslosen Ablauf von der Anmeldung bis zum Abschluss erleben. Das System bietet zudem eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen und Daten zum Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement übersichtlich gespeichert und abgerufen werden können.
Damit verbunden sind einerseits ein umfassender Digitalisierungsprozess innerhalb der Hochschule und andererseits Veränderungen bei Prozessen und Zuständigkeiten im Rahmen des Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagements. Somit ist das Projekt als Organisationsentwicklungsprojekt zu verstehen. Denn neben der Einführung einer neuen Software werden sich Aufgaben, Aufgabenzuschnitte, Rollen und der Digitalisierungsgrad von Abläufen verändern, um sie effizienter und transparenter zu gestalten.
Projektziele und Leitlinien
Weitere Informationen
Gemeinsam haben die Projektleitung und der Lenkungsausschuss Projektziele und Leitlinien erarbeitet, die für den Erfolg des Projekts von grundlegender Bedeutung sind. Die Festlegung der Ziele und Leitlinien gewährleistet, dass die Ressourcen optimal genutzt und potenzielle Herausforderungen proaktiv bewältigt werden können. Darüber hinaus bieten sie einen Orientierungspunkt für alle Projektbeteiligten und erleichtern die Zusammenarbeit im Sinne einer zielgerichteten Priorisierung von Aufgaben und Aktivitäten während des Projektverlaufs. Neben der Herstellung von Transparenz dienen sie zudem als Grundlage für die Bewertung des Projektfortschritts und die Identifizierung von potenziellen Abweichungen.
Projektorganisation und Arbeitsweise
In der Projektplanung und Projektsteuerung wird das agile SCRUM Framework mit klassischem Projektmanagement kombiniert. Die Projektleitung bekleiden Anna Gähl (Leitung Kompetenzwerkstatt) und Cemil Uraz (Leitung Hochschulreferat Qualitätsmanagement). Das Teilprojekt „Technik“ wird geleitet von Jan Schlagenhauf (Leitung Team Campus Management und Office IT der Campus IT). Drei Entwickler und drei Key-User*innen (Team 3.6 Campusmanagement) setzen die fachlichen Anforderungen und Konfigurationen am System um. Unterstützt wird die Projektleitung vom Projektreferenten und einer Webredakteurin (Team 3.6 Campusmanagement).
| Auftraggeberin | Prof. Dr. Sylvia Heuchemer (Vizepräsidentin für Lehre und Studium) |
| Lenkungsausschuss als strategisches Steuerungsgremium | Prof. Dr. Sylvia Heuchemer |
| Prof. Dr. Gerd Sadowski (komm. Vizepräsident für Wirtschafts- und Personalverwaltung) | |
| Prof. Dr. Ursula Wienen (Dekanin der Fakultät für Informations- und Kommunikationswissenschaften) | |
| Prof. Dr. Erich Hölter (Dekan der Fakultät für Wirtschafts- und Rechtswissenschaften) | |
| Prof. Dr. Ragnar Hoenig (Vorsitzender des Prüfungsausschusses der Fakultät für Angewandte Sozialwissenschaften) | |
| Claudia Hesse (Leitung Hochschulreferat Studium und Lehre) | |
| Jobst Halbach (Leitung Campus IT Entwicklung) | |
| Franca Berghausen (studentische Vertretung) | |
| Levi Angenendt (studentische Vertretung) | |
| Projektleitung | Anna Gähl (Leitung Kompetenzwerkstatt) |
| Cemil Uraz (Leitung Hochschulreferat Qualitätsmanagement) | |
| Technische Teilprojektleitung | Jan Schlagenhauf (Leitung Team Campus Management und Office IT der Campus IT) |
| Projektreferent | Jeff Roy Liem (Hochschulreferat Qualitätsmanagement) |
Zeitplanung
Nach jetzigem Planungsstand ist die vollständige Umsetzung von EXA-PM (Prüfungsmanagement) zum Ende des 4. Quartals 2028 geplant; der Beginn der Umsetzung von EXA-VM (Lehrveranstaltungsmanagement) ist ab dem 1. Quartal 2029 mit EXA-Projektabschluss zum 1. Quartal 2030 vorgesehen.
Die Produktivsetzung des ersten Studiengangclusters ist für das 4. Quartal 2025 geplant.
Studiengangcluster
Übersicht der Zusammensetzung der Studiengangcluster
- HISinOne-EXA - Studiengangcluster (pdf, 160 KB) Zur Überführung der Studiengänge von HIS POS (PSSO) in HISinOne-EXA
Die Prüfungsabwicklung über das neue Campusmanagementsystem HISinOne erfolgt schrittweise: Die Studiengänge der TH Köln werden anhand gemeinsam definierter Kriterien geclustert und anschließend im neuen System abgebildet bzw. überführt. Insgesamt wird es voraussichtlich max. 5 Studiengangcluster geben.
Ihre Meinung zählt!
Anregungen und Feedback
Die Mitwirkung aller Hochschulangehörigen innerhalb des Projekts ist von großer Bedeutung. Die Perspektive und das Fachwissen der Beteiligten spielen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Vorhabens. Lehrende und Mitarbeitende können Anregungen und Feedback über die interne Confluence-Plattform teilen, um wichtige Aspekte und Anliegen zu diskutieren. Studierende haben die Möglichkeit, jederzeit per E-Mail ihre Beiträge einzubringen. Zusammen tragen wir dazu bei, das Projekt erfolgreich umzusetzen.
